CiviliaNext Affitti è il software cloud nativo per gli Enti Locali che supporta l’intero processo di affitto di beni immobiliari, dalla gestione delle graduatorie all’assegnazione fino alla riscossione e al monitoraggio. 

Semplifica le attività in ogni fase con automatismi che velocizzano le operazioni e configurazioni personalizzate che consentono di parametrizzare l’applicativo e le sue funzioni in base alle esigenze dell’Ente.

Consente di gestire diverse tipologie di affitti, dai fabbricati abitativi e commerciali fino a impianti sportivi o terreni agricoli come orti. Abilita una gestione organizzata ed efficiente delle pratiche, favorendo l’interazione con l’utenza, la trasparenza e l’equità delle procedure. Grazie a strumenti appositi, l’Ente può ottimizzare il controllo del proprio gettito, attuando una gestione economica rigorosa e puntuale.

L’Ente configura tabelle di base che consentono di parametrizzare il funzionamento dell’applicativo in base alle specifiche esigenze dell’Ente e di automatizzare alcune operazioni e/o calcoli in fase di gestione. È possibile definire le informazioni di base relativamente ad aspetti come le tipologie di soggetti (pubblico, privato, ecc), di immobili (fabbricato, terreno, ecc), di contratto (locazione, comodato, ecc) e di conduzione (uso abitativo, commerciale, ecc).

A supporto di una gestione economica rigorosa ma allo stesso tempo flessibile, è possibile configurare anche tipologie di riscossione (sollecito, avviso esecutivo, ecc) e relativi termini temporali e spese, voci di bilancio, voci pagoPA, decorrenza del tasso di interesse e delle variazioni ISTAT. A supporto di una gestione documentale corretta e coerente, è inoltre possibile definire gli ambiti di riferimento dei documenti e regole di fascicolazione, a seconda delle tipologie degli stessi.

Il sistema facilita la definizione di graduatorie, suddivise per tipologia di affitto. Criteri di assegnazione del punteggio preconfigurati dall’Ente semplificano la costruzione dell’ordine delle priorità, considerando automaticamente anche la data di presentazione della domanda. Grazie all’integrazione nativa con la PDND, è possibile ottenere dati rilevanti ai fini delle priorità da assegnare (es: INPS, ISEE).

L’Ente può gestire le domande di inserimento in graduatoria acquisendole automaticamente dal protocollo, grazie all’integrazione. In alternativa, il sistema guida gli operatori nella compilazione di tutte le informazioni essenziali. Sono disponibili modelli di comunicazione predefiniti per interagire in modo rapido e semplice con i richiedenti e permettere il monitoraggio dei cambi di stato.

L’Ente può ricercare, visualizzare e gestire le informazioni relative all’assegnazione di un immobile. Per facilitare gli operatori nelle attività, le informazioni sono organizzate in diverse sezioni con apposito cruscotto gestionale, ciascuna delle quali consente di allegare documenti.

Le principali informazioni gestite sono: assegnazione, intestatari, immobili, contratti (inclusi modelli preconfigurati e precompilati con i dati già disponibili e calcolo automatico dell’imposta di registro e variazioni ISTAT), spese, piano dei pagamenti, riscossione ordinaria (con funzioni pagoPA), comunicazioni.

Grazie all’integrazione con CiviliaNext Contabilità, la gestione economica degli affitti risulta semplificata: il modulo permette l’elaborazione del calcolo dei dovuti, la generazione di avvisi di pagamento pagoPA, fatture pre e post pagamento, solleciti, avvisi esecutivi, ruoli coattivi e la registrazione automatica dei versamenti da pagoPA.

Supporta l’Ente nella catalogazione e gestione del patrimonio immobiliare oggetto di locazione o concessione anche a titolo non oneroso: consente di gestire diverse tipologie di immobili, dai fabbricati destinati a vari utilizzi, dall’abitativo al commerciale fino al sociale, ad altre strutture, come impianti sportivi, o terreni. Il sistema consente anche la gestione di complessi immobiliari, ovvero strutture che includono più unità (es: condomini).

Grazie all’integrazione con la banca dati catastale di CiviliaNext, è possibile relazionare gli immobili ai corrispondenti esistenti nel Catasto e consultarne le relative planimetrie. È inoltre possibile visualizzare le informazioni in mappa, grazie all’integrazione con GeoNext, altro SIT dell’Ente o con Google Maps.

Supporta l’Ente nel monitoraggio e nella corretta gestione ed imputazione delle spese relative agli immobili. Nel caso di complessi immobiliari, le spese vengono ripartite sugli immobili associati al complesso secondo la relativa quota millesimale precedentemente definita. Facilita la produzione delle comunicazioni di consuntivazione da recapitare agli affittuari, applicando in modo automatico le condizioni previste dal contratto.

L’Ente ha la possibilità di gestire documenti correlati a varie entità (es: assegnazione, contratti, avvisi, ecc) in ciascun cruscotto gestionale. Per facilitare le operazioni, sono disponibili funzionalità di firma remota e di protocollazione in ingresso/uscita. Il sistema gestisce automaticamente, a seconda della tipologia di documento, le regole di fascicolazione.

L’Ente può gestire direttamente dall’applicativo l’invio di comunicazioni cartacee o digitali ai soggetti coinvolti via e-mail e pec,SEND, app IO e H2H di Poste italiane. L’Ente può inoltre esporre servizi e informazioni destinati all’utenza: così gli interessati possono richiedere l’inserimento in graduatoria, visualizzare gli avvisi di pagamento, monitorare le spese relative al proprio contratto ed effettuare pagamenti.

Supporta l’Ente nel monitoraggio di tutti gli aspetti soggetti a scadenza relativi alla gestione degli affitti, favorendo puntualità ed efficienza. L’utente può, ad esempio, visualizzare il termine dei pagamenti dovuti, di eventuali morosità, dei contratti, di eventuali polizze di garanzia, delle imposte di registro o degli adeguamenti ISTAT.

L’Ente ha a disposizione funzioni di reportistica massiva utili al monitoraggio e al controllo delle proprie attività di locazione.