CiviliaNext Ordini e Magazzino è il software cloud che consente, in sinergia con il modulo CiviliaNext Contabilità, la gestione completa delle fasi della spesa degli Enti locali. La soluzione permette di documentare i vari passaggi che intercorrono fra l’assunzione dell’impegno di spesa ed il ricevimento della fattura da parte del fornitore e di rilevare, attraverso l’emissione dei buoni di consegna, i consumi effettuati dagli uffici.

La gestione può essere accentrata su un unico settore oppure decentrata ed autonoma sui diversi settori dell’Ente in base all’organizzazione dello stesso.

La gestione degli ordini prevede l’inserimento dell’ordine al fornitore con il blocco della disponibilità delle somme sul bilancio, la conferma dell’ordine da parte del fornitore, la registrazione delle consegne da parte del fornitore e la conciliazione con la fattura registrata nel sistema contabile. La conciliazione è la fase finale di chiusura dell’ordine al quale segue il pagamento al fornitore che può essere fatto con mandato o buono economale. Gli ordini possono essere riferiti sia all’acquisto di merce che di servizi.

È prevista la funzione di apertura esercizio che consente di trasferire sul nuovo esercizio, in forma mirata o massiva, gli ordini non ancora fatturati nell’esercizio in chiusura.

La gestione del magazzino è integrata con la parte ordini e consente di monitorare le disponibilità degli articoli a magazzino anche a fronte di uno specifico ordine. Il modulo magazzino può essere utilizzato in modo indipendente dagli ordini, mentre non è previsto il contrario. 

È prevista la funzione di apertura esercizio, che blocca la movimentazione sull’esercizio in chiusura, ed elabora le giacenze e la valorizzazione delle stesse da riportare a nuovo anno.