CiviliaNext Procedimenti Amministrativi è il software cloud nativo per la progettazione e la gestione completa e automatizzata di procedimenti amministrativi personalizzati. Dall’iter standard fino a procedure disegnate a partire da specifiche esigenze, permette all’Ente di strutturare liberamente i flussi per ciascun procedimento amministrativo, grazie al motore di workflow intuitivo e facile da usare.

Conforme alla normativa vigente in materia di procedimenti amministrativi, gestione dei documenti informatici e dematerializzazione dei processi, abilita la piena digitalizzazione dei procedimenti, a partire dall’eventuale presentazione dell’istanza fino al completamento dell’iter amministrativo.

L’Ente è supportato nell’assegnazione di permessi e responsabilità, grazie all’integrazione con l’organigramma, pur mantenendo piena flessibilità nell’adattarli secondo specifiche esigenze e per ciascun procedimento.

Con CiviliaNext Procedimenti Ammnistrativi gli Enti possono progettare e gestire l’intero iter sia di procedimenti su istanza di parte, grazie all’integrazione con CiviliaNext Istanze Online, sia procedimenti d’ufficio.

L’attivazione del modulo prevede l’integrazione dell’organigramma dell’Ente, che consente, per ciascun procedimento e per le diverse fasi dello stesso, una gestione semplificata dell’assegnazione e del controllo di permessi (es: visione, gestione) e responsabilità alle aree organizzative piuttosto che ai singoli utenti. È inoltre possibile definire template di stampa dei documenti e strutture dati (es: tipologie eventi, oneri, esiti, referenze, allegati, comunicazioni, etc.) condivisi fra tutti i procedimenti, eventualmente suddivisi per categoria.

L’Ente ha piena libertà nella costruzione dei nuovi procedimenti: l'editor grafico, molto intuitivo e facile da usare, permette di definire le fasi del flusso e le attività connesse a ciascuna di esse, impostando anche automatismi, regole e modelli che semplificano e velocizzano le operazioni.

L’utente ha sempre sotto controllo lo stato di avanzamento delle pratiche grazie all’interfaccia progettata per step, che evidenzia la fase in gestione, quelle completate e quelle da completare. 
Per il pieno controllo sulle tempistiche, può inoltre sospendere e far ripartire i procedimenti. 

L’utente è inoltre supportato nella gestione delle priorità e delle scadenze da notifiche automatiche e da una tabella riepilogativa che permette di avere una vista completa e sempre aggiornata sui termini di conclusione dei procedimenti. È possibile filtrare i dati secondo vari parametri come i giorni dalla scadenza, il responsabile del procedimento, lo status e altri. 

L’utente, a seconda delle proprie autorizzazioni, può intervenire anche su pratiche già in essere e modificarle, correggendo errori o imprecisioni.

L’utente può collegare pratiche antecedenti o successive a quella in gestione per mantenere sempre una visione completa su procedimenti afferenti alla stessa richiesta o tematica.

Il sistema produce automaticamente, secondo la specifica configurazione del procedimento amministrativo, i documenti necessari: a partire dai template condivisi, la funzione di compilazione automatica di campi variabili all’interno dei documenti garantisce la generazione, nel formato richiesto (PDF, docx), di file completi di tutte le informazioni.

L’Ente può inviare comunicazioni e avvisi ai richiedenti attraverso App IO e SEND, grazie all’integrazione con CiviliaNext Servizi Online – Comunicazioni.

In caso di procedimenti che insistono sul territorio, è possibile consultarne i riferimenti toponomastici attraverso la visualizzazione interattiva in mappa.