Il software in cloud per la gestione del protocollo informatico

CiviliaNext Protocollo Informatico è il software cloud nativo che consente agli Enti locali di dematerializzare e conservare la totalità dei flussi documentali e procedurali, permettendo così di adottare un sistema informativo automatizzato e compliant.

Un obbligo infatti per gli Enti, necessario per adeguarsi alla vigente normativa di gestione del protocollo informatizzato e dei procedimenti amministrativi, alla legge sulla trasparenza amministrativa, alle norme relative alla firma digitale e alle Linee Guida di AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

La soluzione per realizzare la piena digitalizzazione dell’Ente locale, dai processi ai documenti,
in modo estremamente semplice ed intuitivo.

INTEGRATO

Integrato con il Sistema di Interscambio (SDI) per la FatturaPA, con tutte le Certificaton Authority, i più diffusi sistemi PEC, il sistema di conservazione a norma, la piattaforma SEND, INAD e il servizio H2H di Poste Italiane.

COMPLIANT

Rispetta le linee Guida di AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Funzionalità

CiviliaNext Protocollo Informatico consente la protocollazione di qualsiasi documento direttamente dai moduli che compongono la suite CiviliaNext perché è integrato nativamente con tutte le applicazioni in totale omogeneità di funzioni per gli utenti. Permette di:

gestire la protocollazione della corrispondenza in ingresso ed in uscita in base alle policy di accesso ed utilizzo, definite a fronte della profilazione utenti
assegnare i documenti protocollati con relativa “notifica automatica” alla corrispondente area amministrativa o al singolo utente assegnatario
compilare automaticamente i dati anagrafici o la classificazione degli assegnatari in base alla tipologia del documento protocollato (“oggettario”)
apporre e gestire la firma elettronica sui documenti, sulla posta elettronica ordinaria e sulla PEC
tracciare tutte le operazioni effettuate e la loro storicizzazione unitamente alla connessione logica con eventuali atti già protocollati
gestire l’intero iter di creazione e distribuzione del fascicolo elettronico, favorendo così i processi di dematerializzazione dei documenti e dei procedimenti amministrativi
conservare a norma
gestire i documenti non protocollati, con registrazione ed organizzazione in repertori, smistamento e creazione libera dei metadati aggregati per tipologia documentale
amministrare i permessi tramite ACL e configurare liberamente i gruppi master e slave
schedulare automaticamente i vari processi asincroni tramite webjob
inviare notifiche digitali e avvisi cartacei ai cittadini grazie all'integrazione con SEND, INAD e il servizio H2H di Poste Italiane.

Protocollazione

Il servizio di protocollazione avviene attraverso una fase preliminare di configurazione dell’organigramma dell’Ente che comprende la definizione delle aree organizzative e i relativi utenti potenziali assegnatari del protocollo.
Le funzionalità sono:

configurazione preliminare dell’organigramma dell’Ente, definizione delle aree organizzative, degli utenti assegnatari del protocollo, delle categorie e dell’oggettario
configurazione del workflow che sottende l’iter amministrativo dei vari procedimenti
definizione degli indirizzi di PEC, in entrata e in uscita
definizione dei dispositivi per la scansione dei documenti cartacei
definizione modelli da utilizzare in fase di protocollazione della posta (ad es: etichette o ricevute)

Il sistema è predisposto per operare sulla base delle esigenze organizzative dell’Ente, permettendo la protocollazione con scansione massiva dei documenti e il riconoscimento con codice a barre oppure la protocollazione singola con l’assegnazione immediata dei destinatari.

Archiviazione documentale

L’integrazione con il sistema documentale permette l’accesso e la gestione dei documenti sulla base del profilo utente. In funzione dell’Iter e del ruolo è possibile impostare il livello di visualizzazione di dettaglio dei contenuti. Attraverso il sistema di gestione e monitoraggio delle attività, integrato al cruscotto dell’utente presente in ogni modulo della suite CiviliaNext, tutti i destinatari dei documenti possono verificare in qualsiasi momento le notifiche provenienti dal protocollo.

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