Il software in cloud per la gestione della trasparenza e della pubblicità legale

CiviliaNext Amministrazione Trasparente e Albo Pretorio è il software cloud che consente agli Enti locali di ottemperare in modo semplice e agevole agli obblighi normativi sia in materia di trasparenza amministrativa (D.Lgs. 33/2013), sia di pubblicità legale (L. 69/2009).

Costantemente aggiornata sulla base dell’evoluzione della normativa, delle circolari e delle Linee Guida AgID, assicura all’Ente la piena compliance. Così l’Amministrazione garantisce il rispetto del principio di trasparenza e offre ai cittadini una consultazione semplice e intuitiva, secondo le modalità definite dalla griglia ANAC.

La soluzione che supporta l’Ente nel rispettare la normativa e il principio della trasparenza, semplificando le operazioni a suo carico e offrendo ai cittadini accesso immediato alle informazioni.

COMPLIANCE

Permette all'Ente di rispettare agevolmente gli obblighi di legge sia in materia di trasparenza (D.Lgs. 33/2013), sia di pubblicità legale (L. 69/2009).

OTTIMIZZAZIONE DEI TEMPI

Forte automatizzazione delle attività che libera tempo al personale, anche grazie ai webservices per l'acquisizione di dati da gestionali terzi.

PERSONALIZZAZIONE

Ampie possibilità di personalizzare le modalità operative di base del sistema.

FACLITÀ D'USO E PRECISIONE

Interfaccia intuitiva e wizard che guidano l’utente e favoriscono una gestione accurata e precisa delle pratiche.

La soluzione si compone di un portale web e dei due moduli, complementari ma indipendenti:

Amministrazione Trasparente
Albo Pretorio

Portale dei servizi - prerequisito

Il portale dei servizi consente l’attivazione della sezione del sito dell’Amministrazione che permette di esporre informazioni e servizi a favore di cittadini e imprese in maniera aderente alle “Linee Guida di design per i siti e i servizi digitali della PA”.

L’Ente ha disposizione funzionalità di configurazione degli utenti e dei servizi che offrono flessibilità e
controllo. Il portale dei servizi consente inoltre la creazione di sezioni per raggruppare in modo intuitivo e trasversale informazioni utili e servizi relativi a un determinato argomento. Queste sezioni vengono definite “Cosa fare per/Argomenti” e possono raccogliere anche informazioni dall’Amministrazione Trasparente e dall’Albo Pretorio.

Amministrazione Trasparente

CiviliaNext Amministrazione Trasparente supporta l’Ente nell’adempiere in modo semplice, completo ed accurato agli obblighi di legge, velocizzando e automatizzando, dove possibile, la pubblicazione delle informazioni.

Grazie all’integrazione nativa con i moduli di CiviliaNext, gli operatori possono infatti pubblicare i contenuti direttamente dal gestionale oppure, quando necessario, accedere al back office del portale dei servizi per usufruire di ulteriori funzionalità, quali:

Griglia: gli utenti del sistema possono navigare le sezioni e gestire le pubblicazioni secondo la struttura definita dalla griglia ANAC;
Tabelle di base: permettono di censire informazioni in modo univoco (es: ufficio, personale dell’Ente, etc…) e di distribuirle in modo automatico nelle sezioni previste dalla normativa;
Procedimenti amministrativi: oltre alla pubblicazione, il sistema prevede anche un collegamento funzionale ai procedimenti amministrativi che agevola sia le operazioni dell’Ente, sia dei cittadini. Nel primo caso sarà sufficiente inserire i dettagli del procedimento una sola volta, collegandoli poi funzionalmente e logicamente alle altre entità (es: istanze/modulistica), nel secondo caso gli utenti possono, per esempio, avviare delle istanze partendo dalle consultazioni in trasparenza;
Pratica semplificata: permette agli Enti di pubblicare con facilità documenti e informazioni e di associarli alla corretta sezione dell’Amministrazione Trasparente. È particolarmente utile per la documentazione non prodotta direttamente dal gestionale;
Sovvenzioni/Appalti/Contributi: offre funzionalità apposite per semplificare la pubblicazione delle informazioni nel rispetto degli articoli 26 e 27 (Sovvenzioni e contributi), articolo 37 (Bandi di gara e contratti) e articolo 15 (Consulenti e collaboratori) del DL. 33/2013, assicurandone al tempo stesso la gestione completa;
Accesso civico: offre funzionalità apposite per semplificare la pubblicazione delle informazioni relative alle richieste di accesso civico.

Per tutte le gestioni sono disponibili funzionalità di ricerca tramite filtri dinamici ed esportazione in formato aperto.

Esposizione delle informazioni: per le entità Uffici, Settori e Personale politico è disponibile una modalità completa, che comprende cioè la pubblicazione di informazioni e descrizioni esaustive per i cittadini, oppure una gestione minima, che prevede la sola pubblicazione dei contenuti previsti dalla normativa e il riferimento a un’altra pagina del sito (tramite link) per maggiori dettagli.

Contatore visite: l’Ente può monitorare i dati relativi alle visualizzazioni delle pagine della trasparenza.

Albo Pretorio

Supporta l’Ente nella gestione completa di notifiche ed affissioni, velocizzandone e automatizzandone, dove possibile, la pubblicazione. Il blocco della scansione, la deindicizzazione di default dei contenuti dell’albo e la gestione automatica dei tempi di affissione degli atti, a seconda della tipologia, permettono all’Ente di assicurare, senza pensieri, il rispetto del diritto all’oblio.

Grazie all’integrazione nativa con i moduli di CiviliaNext Atti Formali e Protocollo Informatico, gli operatori possono pubblicare i contenuti direttamente dal gestionale oppure, quando necessario, accedere al back office del portale dei servizi per usufruire di ulteriori funzionalità, quali:

Notifiche: consente l’inserimento di nuove notifiche e la gestione di quelle già presenti, ricercabili mediante filtri dinamici quale, per esempio, lo stato (es: da fare, restituite, etc…). Questa funzionalità sarà progressivamente naturalmente superata con l’aumento dell’adozione da parte degli Enti della piattaforma SEND (piattaforma delle notifiche digitali a valore legale), che permette non solo di digitalizzare le comunicazioni ai cittadini, ma solleva l’Ente dall’eventuale gestione dell’invio fisico, in caso di mancato recapito informatico;
Affissioni: consente l’inserimento di nuove affissioni e la gestione di quelle già presenti, ricercabili mediante filtri dinamici quale, per esempio, lo stato (es: da pubblicare, scadute, restituite, etc...). La durata dell’affissione è calcolata in modo automatico in base alla tipologia di atto, tuttavia l’Ente può estenderne la durata. La referta di pubblicazione prevista dalle linee guida AgID viene prodotta automaticamente, completa di firma digitale automatica (se attivata);
Casa comunale: eventuali atti la cui notifica non sia andata a buon fine o la cui scadenza sia stata superata sono trasferibili, in pochi click, in questa sezione, per il deposito e la conservazione secondo le disposizioni normative;
Storico albo: l’Ente può scegliere di mantenere una conservazione storica dell’albo, definendone liberamente la durata, stabilendo per quali tipologie di atti e abilitandone la consultazione completa o parziale (solo dati/dati e documenti) da parte dei cittadini.

Per tutte le gestioni sono disponibili funzionalità di ricerca tramite filtri dinamici. L’Ente può inoltre esportare report basati sui template già disponibili a sistema (es: relata di pubblicazione, registro delle affissioni, report spese postali etc…).

Area riservata

Amministrazione Trasparente e Albo Pretorio