Siracusa è uno dei 9 comuni capoluogo della Sicila: l'Ente amministra oltre 115.000 abitanti. Una città dalla storia millenaria, che alle sue ricchezze storiche, architettoniche e paesaggistiche ha di recente saputo affiancare un ambizioso percorso di digitalizzazione, per modernizzare l'offerta di servizi ai cittadini ed efficientare l'attività amministrativa.
Nel 2018, l'Ente non aveva ancora avviato un vero e proprio processo di digitalizzazione. L’uso di strumenti informatici moderni era limitato e la gestione interna era sostenuta da software gestionali installati in locale che necessitavano di aggiornamenti e manutenzione, dal punto di vista tecnologico e della sicurezza.
In questo scenario, il percorso di informatizzazione è partito dal settore della ragioneria e dalla demografia: come racconta la Dirigente, con CiviliaNext, l'amministrazione ha beneficiato fin da subito di un sistema che agevola e automatizza molte delle operazioni che precedentemente venivano svolte manualmente e che supporta l’adempimento degli obblighi normativi.
La dematerializzazione rappresenta un tassello irrinunciabile di ogni percorso di trasformazione digitale, sia perché dettata dalla normativa, sia soprattutto perché è ciò che abilita un importante snellimento burocratico.
Sulla base di questi presupposti, sotto la guida della Dott.ssa Carrara, l'Ente ha dato il via anche alla digitalizzazione degli atti formali e del protocollo, che erano ancora basati su documenti cartacei.
Prima del 2021, l’emissione di una determina, che veniva riprodotta in 4 duplicati con relativi allegati, comportava un iter alquanto farraginoso.
Dopo la sua creazione, l'apposizione di firme olografe e la registrazione nel protocollo del Settore, la determina veniva inviata, tramite un messo comunale, al protocollo della Ragioneria Centrale ed a sua volta smistata ai funzionari di ragioneria per l’emissione del visto contabile.
Le pratiche lavorate dalla Ragioneria venivano in seguito restituite ai vari settori, sempre da un messo comunale: il Comune di Siracusa è infatti distribuito su più edifici, in varie aree della città.
L’istruttore amministrativo procedeva alla scansione della determina e dei sui allegati e, dopo la redazione di una lettera protocollata, procedeva all’invio al personale dell’albo pretorio per la relativa pubblicazione e si occupava allo stesso tempo di adempiere alla pubblicazione in amministrazione trasparente accedendo al sito istituzionale dell’Ente.
Con CiviliaNext tutta la macchina amministrativa ha elevato la propria performance riducendo i tempi di conclusione del procedimento amministrativo del 67%, che da circa 30 giorni stimati, si sono ridotti in massimo 10 giorni lavorativi, incluso la pubblicazione istantanea all’Albo Pretorio ed in Amministrazione Trasparente. Ciò ha permesso di aumentare l’efficienza dell’azione amministrativa nel rispetto dei criteri di economicità ed efficacia.
Conferma il deciso cambio di passo di Siracusa anche l'edizione 2023 della nostra Ricerca Ca.Re., l'indagine sulla maturità digitale dei Comuni capoluogo: la città si trova infatti nella fascia medio alta, in linea con molti Enti virtuosi da nord a sud. mentre nel 2021 e 2022 si trovava rispettivamente nelle classi bassa e medio-bassa.
Questi interventi di importanza strategica hanno posto le basi per la redazione di un Piano di Transizione Digitale Comunale che prevedeva anche una progressiva estensione della digitalizzazione a favore dell’erogazione di servizi digitali, più rapidi, semplici e trasparenti. I cittadini, i professionisti e i rappresentanti delle organizzazioni di Siracusa potranno presto beneficiare di nuovi servizi digitali, esposti in modo ordinato e coerente su un nuovo sito conforme ai requisiti di legge.
L'Ente, con il nostro costante supporto, ha inoltre saputo cogliere a pieno le opportunità offerte dagli avvisi di padigitale.2026.gov.it ed ambisce così a completare il processo di digitalizzazione del back-office per garantire un ulteriore snellimento burocratico e maggiore efficienza.
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